การจัดตำแหน่งหน้าที่ความรับผิดชอบฝ่ายบัญชี (job description Account)

การจัดตำแหน่งหน้าที่ความรับผิดชอบในการทำงาน  เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องรู้ชัดในหน้าที่งาน กำหนดขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)  ให้ เป็นระเบียบง่ายต่อการควบคุมงานให้บรรลุผลและอีกทั้งเป็นเครื่องมือประกอบการประเมินผลงาน  มีความจำเป็นที่แต่ละองค์กรจำต้องจัดการให้เหมาะสมกับหน่วยงานของตัวเอง

ในการจัดตำแหน่งหน้าที่ความรับผิดชอบฝ่ายบัญชี  เป็นส่วนที่สำคัญไม่น้อยเนื่องจากต้องเกี่ยวข้องกับส่วนราชการ  อีกทั้งข้อมูลทางบัญชีที่ดีจะทำให้เจ้าของกิจการสามารถมองออก และรู้ได้ในทันทีถึงความเป็นไปของกิจการ  ข้อมูลทางบัญชีที่ดีต้องมีคุณลักษณะ 2 ประการ  คือ  หนึ่ง  ต้องสมบูรณ์เพียงพอ และสอง  ต้องง่ายแก่การเข้าใจ

หน้าที่ความรับผิดชอบแผนกบัญชี (บัญชีทั่วไป)

บัญชีเจ้าหนี้

1. ตรวจสอบเอกสารการจ่ายเงินก่อนจัดทำเช็คจ่ายในกรณีต่าง ๆ
2. ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารประกอบการจ่ายเงิน, ตรวจสอบการคำนวณและการอนุมัติต่าง ๆ  ตลอดจนตรวจสอบความถูกต้องกับกฎระเบียบและข้อบังคับของบริษัทที่เกี่ยวข้อง
3. จัดทำรายงานภาษีซื้อ (ภพ.30) ภงด. 1, ภงด. 3, ภงด. 53, สปส. 10-1
4. จัดทำใบสำคัญจ่ายเช็ค (Cheque Voucher) เพื่อเสนอให้ผู้บังคับบัญชาตรวจสอบ
5. บันทึกการจ่ายเงินจากใบสำคัญจ่ายเช็คพร้อมกับตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึกรายการ
6. จัดเก็บใบสำคัญจ่ายเช็คเรียงตามเลขที่ใบสำคัญจ่ายให้สามารถอ้างอิงได้สะดวกรวดเร็วในภายหลัง
7. บันทึกบัญชีสำหรับการซื้อ
8. จัดทำสรุปยอดในสมุดรายวันซื้อ และจัดทำใบสำคัญทั่วไป พร้อมทั้งบันทึกบัญชีที่เกี่ยวข้องทุกสิ้นเดือน
9. ตรวจสอบการคำนวณตัวเลขของเอกสาร กรณีสินค้าไม่ผ่านการตรวจสอบคุณภาพ แต่ได้รับสินค้าเข้าระบบแล้ว
10. จัดทำใบแจ้งลดหนี้ เพื่อเสนอให้ผู้บังคับบัญชาตรวจสอบและอนุมัติ
11. จัดทำรายงานเจ้าหนี้คงค้างทุกสิ้นเดือนต่อผู้บังคับบัญชา
12. จัดทำรายงานวิเคราะห์อายุเจ้าหนี้ทุกสิ้นเดือนต่อผู้บังคับบัญชา

 

บัญชีลูกหนี้

1. จัดทำ Invoice ขายในประเทศ พร้อมทั้งบันทึกบัญชี
2. บันทึกบัญชีเกี่ยวกับการรับชำระหนี้จากลูกหนี้
3. สรุปยอดขายสาขาประจำวันและประจำเดือน
4. สรุปยอดลูกหนี้คงเหลือ ประจำสัปดาห์
5. จัดทำรายงานวิเคราะห์อายุลูกหนี้ประจำเดือน
6. จัดทำรายงานภาษีขาย (ภพ.30) ทุกเดือน

 

ตัวอย่างการจัดแผนกบัญชีต้นทุน

 

 

บัญชีสินทรัพย์

1.  ทำการรับ / บันทึกสินทรัพย์ลงในทะเบียนคุมสินทรัพย์ถาวร
2. ร่วมตรวจนับสินทรัพย์ถาวรตามนโยบายของบริษัทฯ
3. คิดค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ถาวรในแต่ละรายการ พร้อมทั้งคำนวณกำไรขาดทุนจากการจำหน่ายสินทรัพย์ถาวร
4. จัดทำรายงานสรุปค่าเสื่อมราคา (แยกแผนก) เสนอต่อผู้บังคับบัญชา
5. จัดทำใบคำนวณกำไร(ขาดทุน) พร้อมทั้งจัดทำใบจำหน่ายสินทรัพย์ถาวร
6. ติดต่อประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งภายใน – ภายนอก
7. สนับสนุนหรือปฏิบัติงานร่วมกับหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
8. ปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย ( จัดทำรายงานสรุปค่าใช้จ่ายประจำเดือน ทุก ๆ เดือน)

8.1จัดทำรายงานสรุปค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ประจำเดือน เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ค่าน้ำมันรถยนต์

8.2จัดเก็บข้อมูลค่าใช้จ่ายต่าง ๆ แยกแผนก ในการจัดทำงบประมาณประจำเดือน

 

ติดตามตอนต่อไป  หน้าที่ความรับผิดชอบแผนกการเงิน