เริ่มทำบัญชี สำหรับคนไม่รู้บัญชี ความรู้บัญชี ภาษี เบื้องต้น สำหรับมือใหม่ : ตอนที่ 1

ตอนที่ 1   เริ่มทำบัญชี สำหรับคนไม่รู้บัญชี ความรู้บัญชี ภาษี เบื้องต้น สำหรับมือใหม่

เจ้าของกิจการที่เริ่มก่อร่างสร้างตัวส่วนใหญ่มักจะวุ่นวายทำงาน ในสมองคิดแต่ทำอย่างไรถึงจะขายได้ ทำอย่างไรจึงจะรักษาคุณภาพไว้อย่างสม่ำเสมอ  ทำอย่างไรจะทำให้ตลาดรู้จักและทดลองใช้สินค้าหรือบริการ ทำอย่างไรจะได้เงินทุนหมุนเวียน วิ่งวุ่นติดต่อจนไม่มีเวลาว่าง ฯลฯ

ก่อนเริ่มธุรกิจ ให้ระวังเรื่องการทำบัญชี เพราะว่ากิจการที่เป็นนิติบุคคลมีหน้าที่ส่งงบการเงินให้กระทรวงพาณิชย์ทุกปี ถ้างบเริ่มต้นวันที่ 1 มกราคม และสิ้นสุดวันที่ 31 ธันวาคม กิจการต้องนำส่งงบการเงินภายใน 150 วันของปีถัดไป  แถมงบการเงินนั้นต้องได้รับการรับรองจากผู้สอบบัญชีภาษีอากรหรือผู้สอบบัญชีรับอนุญาต  นอกจากนั้น กิจการยังต้องเสียภาษีให้กรมสรรพากรสองครั้งต่อปี  ครั้งแรกต้องนำส่งภายในเดือนสิงหาคม (สำหรับรายได้ที่เกิดระหว่างเดือนมกราคมถึงเดือนมิถุนายน) และครั้งที่สองจะต้องส่งภายในเดือนพฤษภาคม ซึ่งจะเป็นเดือนที่ครบ 150 วัน  ยกเว้นกิจการที่เพิ่งเริ่มต้นเป็นปีแรก ที่ไม่จำเป็นต้องนำส่งภาษีครึ่งปีในเดือนสิงหาคม

ความจริงแล้วบัญชีมีความสำคัญต่อผู้ประกอบกิจการ ไม่น้อยไปกว่าการผลิตและการตลาด  ข้อมูลบัญชีสามารถทำให้เจ้าของกิจการทราบความเป็นไปทั้งหมดเกี่ยวกับสถานะการเงินของกิจการ ว่าเงินสดได้มาเท่าไหร่จ่ายออกไปเท่าไหร่ เจ้าหนี้ ลูกหนี้ คงค้างอยู่เท่าไหร่ ซึ่งข้อมูลทางบัญชีที่ดีจะทำให้เจ้าของกิจการสามารถมองออก ข้อมูลทางบัญชีดังกล่าวจะต้องมีความสมบูรณ์และง่ายแก่การเข้าใจ   การที่ผู้ประกอบกิจการมีความเข้าใจเรื่องบัญชีจะลดความเสี่ยงที่เกิดขึ้น  เช่นพนักงานที่จ้างมาทำบัญชีทำงานไม่เป็น ก็อาจถูกสรรพากรปรับ สร้างความเสียหายให้แก่ผู้ประกอบการหรือผู้ประกอบการบางคนส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชี ซึ่งออกงบการเงินเอาใจผู้ประกอบกิจการด้วยการออกงบการเงินให้เป็นผลขาดทุนทำให้ไม่ต้องไปเสียภาษี อันนี้ก็ทำให้ได้รับข้อมูลที่ไม่ตรงกับความเป็นจริง   ซึ่งทั้งหลายทั้งมวลเจ้าของกิจการก็ไม่สามารถปัดความรับผิดชอบไปให้พนักงานบัญชี หรือสำนักงานบัญชีที่จ้างทำบัญชีได้  นอกจากไม่รู้ความเป็นไปแท้จริงที่เกิดกับธุรกิจแล้ว ยังต้องได้รับโทษทั้งทางแพ่งและอาญากับทางราชการ  อย่ากระนั้นเลย บัญชีง่ายนิดเดียวแค่การทำข้อมูลแบบง่ายๆ ก็สามารถควบคุมกำไรขาดทุนของกิจการได้แล้ว  เริ่มต้นจาก

รายการบัญชี  หมายถึง   เหตุการณ์ที่กิจการได้เกี่ยวข้องทางการเงินที่เกิดขึ้นเป็นประจำทุกวัน  ซึ่งเจ้าของรู้ดีที่สุดว่ากิจการได้จ่ายเงินให้ใคร  จำนวนเงินเท่าไร  เพื่ออะไร   ซึ่งจะต้องมีการบันทึกด้วยความเข้าใจ  เพราะถ้าจดๆไว้ไม่เป็นระเบียบก็ไม่สามารถนำข้อมูลมาใช้ได้

ขั้นแรก เตรียมสมุดหนา ๆ   1  เล่ม  แบ่งหน้ากระดาษออกเป็นแนวตั้ง  7  แถว  แต่ละแถวมีไว้จดบันทึก

แถวที่ 1  วันเกิดรายการ

แถวที่ 2  รายการรับเงินสดหรือเช็ค

แถวที่ 3  บันทึกผู้รับหรือผู้ที่จ่ายเงินหรือเช็ค

แถวที่ 4  คำอธิบายคร่าว ๆ

แถวที่ 5  รายรับ

แถวที่ 6  รายจ่าย

แถวที่ 7  ยอดคงเหลือ (รายรับ – รายจ่าย)

วิธีบันทึก

1. ต้องทำตามลำดับก่อนหลังโดยบันทึกต่อเนื่องกัน ห้ามข้ามไปข้ามมา
2. เขียนด้วยหมึก  และถ้ามีการแก้ไขรายการที่บันทึกให้เซ็นต์ขื่อกำกับทุกครั้ง
3. เก็บเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ เช่น    แยกแฟ้มใบเสร็จรับเงินที่ได้รับมา (แฟ้มลูกหนี้) กับแฟ้มแยก  จากใบเสร็จรับเงินที่ออกให้ลูกค้า (แฟ้มเจ้าหนี้) 
4. บันทึกได้ครบ 1 เดือน  บวกยอดรวมสรุปรายรับ-รายจ่ายประจำเดือน  จะเห็นชัดเจนว่าเดือนนี้เรามีกำไรหรือขาดทุนเท่าไหร่

 ที่กล่าวมาข้างต้นเป็นการบันทึกแบบง่ายๆ  แล้วสามารถนำข้อมูลมาประกอบการตัดสินใจได้  เช่น เราควรลดรายจ่ายใด  และการหารายได้เพิ่มอย่างไร  มีลูกหนี้ค้างรับหรือไม่  เริ่มแรกทำขั้นตอนง่ายๆ แค่นี้ก่อนแค่นี้ก็ควบคุมกระแสเงินสดแบบง่ายๆ ได้แล้วนะคะ  โปรดติดตามตอน 2  เรียนรู้เรื่องที่เราต้องเผชิญคือ เรื่อง ภาษีมูลค่าเพิ่ม

 

 ดาวน์โหลดแบบฟอร์มที่นี่