การบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน (Journal) : ตอนที่ 8

การบัญชีคือการเก็บรวบรวมข้อมูลทางการเงินที่เกิดขึ้นโดยละเอียด  เมื่อมีรายการค้าเกิดขึ้นเราต้องนำมาบันทึกบัญชี หรือลงบัญชี หรือ การบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน ซึ่งในความเป็นจริงกิจการไม่สามารถลงรายวันได้ทุกวันก็อาจจะสัปดาห์ละ 1 ครั้งก็ได้ โดยเก็บรวบรวมใบเสร็จรับเงิน  ใบกำกับภาษี  นำมาจัดเรียงลำดับก่อนหลังตามวันที่เกิดรายการ คัดแยกรายการ  วิเคราะห์ก่อนว่าจะสามารถนำมาบันทึกบัญชีได้หรือไม่  สิ่งที่จะตอบว่าได้หรือไม่ได้ก็คือ รายการที่จ่ายเงินไปนั้นก่อให้เกิดประโยชน์กิจการแล้ว และเกี่ยวข้องกับกิจการหรือไม่  จากนั้นนำไปบันทึกในสมุดบัญชีของกิจการที่เรียกว่า “สมุดรายวัน”

            รู้จักสมุดรายวัน

สมุดรายวันมีด้วยกัน 5 ชนิด ( 5 หมวด)  แต่ละเล่มมีไว้เพื่อใช้ในวัตถุประสงค์ที่ต่างกัน  เหตุผลก็เพราะว่า รายการบัญชีที่เกิดขึ้นในวันหนึ่งๆ แม้จะมีรายการมากมายแต่รายการเหล่านั้นมักจะมีการบันทึกลักษณะเดียวกัน  เราก็นำรายการที่บันทึกบัญชีเหมือนกัน  มาจัดหมวดหมู่ไว้ด้วยกัน  ดังนี้

สมุดรายวันซื้อ     (AP)                มีไว้สำหรับบันทึกรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ

สมุดรายวันขาย   (AR)                มีไว้สำหรับบันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ

สมุดรายวันจ่าย   (PV)                มีไว้สำหรับบันทึกการจ่ายเจ้าหนี้การค้า

สมุดรายวันเงินสดจ่าย (PC)          มีไว้สำหรับบันทึกการจ่ายเงินสดย่อย

สมุดรายวันเงินสดรับ (RV)            มีไว้สำหรับบันทึกการรับเงินสด  (รวมถึงการขายเงินสด)

สมุดรายวันทั่วไป  (JV)                  เป็นสมุดรายวันมาตรฐาน , บันทึกรายการที่ไม่                                                      สามารถบันทึกในสมุดรายวันอื่น

ตัวอย่าง การบันทึกบัญชี

                               

        

 

 

เอกสารที่ต้องจัดเก็บ

การจัดเก็บเอกสารบัญชี เราต้องให้ความสำคัญมาก เพราะต้องจัดเก็บไม่ต่ำกว่า 5 ปี  ต้องแยกเอกสาร

จัดเก็บออกเป็นหมวดๆ  เช่น  เงินสดรับ (RV)  เงินสดจ่าย (PC)  ซื้อเชื่อ(AP)  ขายเชื่อ (AR)  สมุดรายวันทั่วไป (JV)

บัญชีเงินฝากของกิจการ (Bank Statement ) ,รายการทรัพย์สิน  เป็นต้น  โดยแต่ละหมวดแต่ละชุดต้องสามารถอ้างอิงกันได้ (ด้วยการเรียงลำดับเลขที่เอกสาร ตามวัน เดือน ปี โดยขึ้นต้นตามเอกสารแต่ละเล่ม เช่น เงินสดรับ 1/1/56 ใส่หมายเลข RV 5601001 )  แต่อย่างน้อยที่สุดต้องมี ใบเสร็จรับเงิน  ใบสั่งซื้อ  ใบแจ้งหนี้  ใบรับของ  ใบส่งของ  เช่น

เมื่อรับเงินจากลูกค้า                    จัดเก็บ  สำเนาใบกำกับภาษีขาย  สำเนาใบเสร็จรับเงินที่ออกให้กับลูกค้า

เมื่อจ่ายเงินเจ้าหนี้การค้า             จัดเก็บ  ต้นขั้วเช็ค  ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน  ต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อ จากลูกค้า

อื่นๆ ดูเพิ่มเติมจากหัววงจรบัญชี http://www.isstep.com/accounting-cycle/