ระบบบัญชีลูกหนี้ (ระบบขาย)

คล้ายกับด้านขาซื้อ (บัญชีเจ้าหนี้)  แต่กลับด้านกัน  กิจการจะทำหน้าที่เป็นผู้ขายสินค้าหรือบริการ  ผู้ส่งของ  เจ้าหนี้  ผู้วางบิล  ผู้รับเงิน และผู้รับ ภาษีขาย “VAT ขาย”  เพื่อนำส่งกรมสรรพากร

หน้าที่ต่างๆ ในระบบลูกหนี้

แผนกที่เกี่ยวข้องเมื่อมีการขายสินค้าหรือบริการ

แผนกขาย >>>     รับใบสั่งซื้อสินค้า  (จากแผนกจัดซื้อของลูกค้าส่งมา)  สอบถามแผนกพัสดุว่าสินค้าคงคลังที่ลูกค้าสั่งซื้อมีจำนวนเพียงพอที่จะจัดส่งให้ลูกค้าหรือไม่เมื่อไหร่จึงจะพร้อมส่งสินค้า   เมื่อตรวจสอบสินค้าถ้าไม่เพียงพอแผนกพัสดุจะเริ่มกระบวนการสั่งซื้อ  ถ้าเป็นธุรกิจก่อสร้างก็จะส่งให้แผนกประมาณการถอดแบบคำนวณราคาที่ต้องจัดหาเพื่อประมาณราคาว่าคุ้มกับการลงทุนหรือไม่  จากนั้นทำการวิเคราะห์ลูกค้าโดยสอบประวัติการจ่ายเงินของลูกค้า  เสนอผู้บริหาร ถ้าทุกอย่างลงตัว ก็ดำเนินการขั้นต่อไป

แผนกขาย  >>>   “เบิกของ” พร้อมทำสำเนา 3 ชุด  ให้ แผนกขาย   แผนกพัสดุ  แผนกบัญชี

แผนกพัสดุ >>>    ได้รับใบเบิกของ  ดำเนินการเตรียมสินค้าเพื่อจัดส่ง  ตัดสต๊อคในบัญชีคุมสินค้า

แผนกบัญชี >>>   ทำการบันทึกรับ – เบิกจ่ายสินค้า  ในบัญชีสินค้าคงเหลือ  ออกใบส่งของ/ใบกำกับภาษี

ลูกค้า >>>>         กิจการแนบใบสั่งซื้อของลูกค้า ไปพร้อมกับใบส่งของ/กำกับภาษี  อย่าลืมให้ลูกค้าเซ็นรับสินค้าด้วย (กรณีที่ลูกค้าไม่ออกใบรับของให้) เพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าได้รับสินค้าไปจริง)

แสดงขั้นตอนการรับคำสั้่่งซื้อ

ตัวอย่างบันทึกบัญชีเมื่อขายสินค้า

เอกสารที่ต้องเก็บและเรียกเก็บเงินลูกค้า

เมื่อแผนกบัญชีได้รับสำเนา “ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี” (มีลายเซ็นลูกค้าเซ็นรับแล้ว)  จะต้องทำการ

1. บันทึกบัญชี
2. บันทึกรายละเอียดสินค้าคงเหลือ
3. จัดทำรายงานภาษีขาย (เก็บสำเนาใบส่งของ/ใบกำกับภาษี)
4. เอกสารเรียกเก็บเงินลูกค้าจะต้องมี  (ใบวางบิล (2 ใบ), สำเนาใบส่งของ/ใบกำกับภาษี,สำเนาใบสั่งซื้อของลูกค้า)
5. เมื่อถึงกำหนดรับเงิน นำใบเสร็จรับเงิน ไปแลกกับเช็คสั่งจ่ายในนามกิจการ และขีดคร่อมเพื่อเข้าบัญชีของกิจการ  (ขอย้ำว่าควรเป็นเช็คสั่งจ่ายในนามกิจการ เพื่อง่ายแก่การควบคุม)  แต่ถ้าจำเป็นต้องรับเงินสดก็ให้นำฝากธนาคารทันที
6. แผนกการเงินตรวจสอบ และนำเช็คเข้าบัญชี  และเพื่อประโยชน์ในการควบคุมเงินสดรับ-จ่าย ควรทำทะเบียนคุมกระแสเงินสด คุมเช็ครับ เช็คจ่าย เช็ครับล่วงหน้า  ดังตัวอย่างที่เคยให้ไว้   บันทึกรายงานฐานะการเงินในแบบฟอร์มที่ให้ไว้นี้ เพื่อประโยชน์ในการบริหารเงินสดและควบคุมเงินสดรับ-จ่าย  และควรทำการกระทบยอดบัญชีเงินฝากธนาคารทุกเดือน

แสดงขึ้นตอนการเตรียมเก็บเงินลูกค้า

ตัวอย่างตารางคุมกระแสเงินสดรับ-จ่าย    >>>ดาวน์โหลดแบบฟอร์มที่นี่่

เมื่อนำเงินเข้าบัญชีเรียบร้อยแล้ว  แผนกการเงินจัดทำใบสำคัญรับ เรียงลำดับตามเลขที่และลงวันที่ตามวันที่ได้รับเงิน  พร้อมกับแนบเอกสารสำคัญไปด้วย ดังนี้

• สำเนาใบเสร็จรับเงิน
• สำเนาใบส่งของ/กำกับภาษี
• หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี)
• สำเนาเช็ครับจากลูกค้า
• ใบนำฝาก (Pay – in)

แผนกบัญชีทำการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร ว่าสอดคล้องตรงกัน จนแน่ใจว่าเรียบร้อยดีแล้ว  ก็ทำการบันทึกบัญชีล้างลูกหนี้

 

 

ตัวอย่างบันทึกบัญชีล้างลูกหนี้