วงจรบัญชี (Accounting Cycle) : ตอนที่ 6

By Nittha Pantuseema (Admin) On May 8, 2013 In เรื่องบัญชี (Accounting) No Comments

วงจรบัญชี หมายถึง ลำดับขั้นตอนการจัดทำบัญชี การบันทึกเอกสารรายการค้าลงในสมุดรายวัน และการสรุปผลรายงานทางการเงินแต่ละรอบระยะเวลาบัญชี วัตถุประสงค์ให้ได้ผลการดำเนินงานและสถานะทางการเงิน ทำให้กิจการได้นำมาใช้ในการวิเคราะห์ตัดสินใจในการดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ว่าแต่วงจรบัญชีหรือที่เรียกอีกอย่างหนึ่งว่าวัฏจักรทางการบัญชี มีวิธีการจัดทำและบันทึกรายการอย่างไร อะไรบ้างไปดูกันค่ะ

วงจรซื้อ

เมื่อมีการซื้อสินค้า เอกสารที่กิจการจะได้รับใบกำกับภาษีซื้อเป็นชุด (ต้นฉบับ และ สำเนา)

1.ให้นำต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อที่ได้รับ มาจัดเรียงตามวันที่และใส่ลำดับเลขที่ใหม่ ดังนี้ เดือน…../ลำดับที่…….

2.ให้นำต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อ มาจัดทำรายงานภาษีซื้อ (เตรียมยื่นนำส่งภาษี ภ.พ.30)

3.ในกรณีที่เป็นใบกำกับภาษีซื้อต้องห้าม เช่น ใบกำกับภาษีซื้อค่าอาหาร ซื้อขนม เป็นต้น ให้นำมาหักออกจากรายภาษีซื้อ

4.ในกรณีใบกำกับภาษีซื้อล่าช้า สามารถล่าช้าได้ 6 เดือน ถ้าได้รับในเดือนใด ให้นำมาจัดทำรายงานภาษีซื้อในเดือนนั้น โดยให้หมายเหตุไว้ที่ใบกำกับภาษีด้วยว่า ถือเป็นใบกำกับภาษีซื้อเดือน…….

5.เมื่อลงรายการภาษีซื้อแล้ว ให้นำต้นฉบับใบกำกับภาษีเก็บเข้าแฟ้มเป็นหลักฐาน โดยเรียงตามลำดับที่ในรายงานภาษีซื้อ

6.นำสำเนาใบกำกับภาษีซื้อ มาจัดทำใบตรวจรับพัสดุ

7.นำใบตรวจรับพัสดุ มาบันทึกรายการในสมุดรายวันซื้อ พอสิ้นเดือนจึงสรุปยอด

วงจรขาย

เมื่อมีการขายสินค้า ต้องจัดทำใบกำกับภาษีขายขึ้น ต้องมีต้นฉบับ และสำเนา (ต้นฉบับ = 1+ สำเนา 5 )

1.นำรายการขายสินค้ามาจัดทำใบกำกับภาษีขาย แล้วนำต้นฉบับใบกำกับภาษีขาย + สำเนา 1 ใบ ให้ลูกค้า

2.นำสำเนาใบกำกับภาษีขายมาจัดทำรายงานภาษีขาย

3.นำใบกำกับภาษีขายมาบันทึกรายการในสมุดรายวันขาย สิ้นเดือนสรุปยอด

4.นำใบกำกับภาษีขาย มาจัดทำบัญชีคุมสินค้าทางด้านรายจ่าย

5.สิ้นเดือนรวมยอดต้นทุนสินค้าที่ขายในบัญชีคุมสินค้า บันทึกต้นทุนขายในสมุดรายวันทั่วไป

วงจรรับ

เมื่อเราขายสินค้า ออกใบแจ้งหนี้ วางบิล เมื่อถึงกำหนดมีการรับชำระหนี้จากลูกค้า เราจะต้องออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้า

1.นำต้นฉบับใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้า

2.นำสำเนาใบเสร็จรับเงินมาจัดทำใบสำคัญรับเงิน

3.นำใบสำคัญรับมาบันทึกรายการในสมุดรายวันรับ สิ้นเดือนสรุปยอด

วงจรจ่าย

เมื่อเราสั่งซื้อสินค้ามาเพื่อขาย เจ้าหนี้มาวางบิล เมื่อถึงกำหนดจ่ายชำระหนี้ เราจะต้องนำใบรับสินค้า สำเนาใบกำกับภาษีซื้อมาจัดทำใบสำคัญจ่าย

1.เมื่อมีการจ่ายค่าจ้าง ค่าบริการ ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย อัตราร้อยละ 3 และต้องออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (จัดทำ 4 ฉบับ) ต้นฉบับ+สำเนา 1 ใบให้ลูกค้า และ สำเนา 1 ใบให้นำมาแนบไว้กับใบสำคัญจ่าย ส่วนสำเนา 1 ใบเก็บเข้าแฟ้ม

2.ตั้งวงเงินสดย่อย (ผู้ที่ถือเงินสดย่อย เรียกว่า ผู้รักษาเงินสดย่อย) ให้จัดทำใบสำคัญจ่ายเพื่อตั้งวงเงินสดย่อย (ตามแต่จะกำหนด)

3.เมื่อผู้รักษาเงินสดย่อยนำรายการค่าใช้จ่ายมาเบิกชดเขยค่าใช้จ่าย (จะต้องมีหลักฐานการจ่ายเงินมาแสดงด้วย) ให้จัดทำใบสำคัญจ่ายตามยอดค่าใช้จ่ายที่เกิด

4.เมื่อถึงกำหนดนำส่งภาษี เช่น ภ.ง.ด.1,ภ.ง.ด.3,ภ.ง.ด.53 (ภาษีหัก ณ ที่จ่าย) และ ภ.พ.30 (ภาษีซื้อภาษีขาย) ทำใบสำคัญจ่ายตามยอดเงินที่ต้องจ่าย โดยแนบใบแสดงรายการยื่นแบบ เมื่อมีการนำส่งเงินประกันสังคม ก็ทำเช่นเดียวกัน

5.การจ่ายเงินเดือน ต้องตั้งเงินเดือนค้างจ่าย และบันทึกค่าประกันสังคมในส่วนที่เป็นของนายจ้าง ซึ่งถือเป็นรายจ่ายของกิจการในสมุดรายวันทั่วไป คำนวณเงินเดือนที่ต้องจ่ายจริงหลังหักภาษีเงินได้ หัก ณ ที่จ่าย และเงินประกันสังคมส่วนของลูกจ้าง แล้วจัดทำใบสำคัญจ่ายเงินเดือน

6. นำใบสำคัญจ่ายมาจัดเรียงตามวันที่ ใส่เลขที่เอกสาร

7. นำใบสำคัญจ่ายไปบันทึกรายการในสมุดรายวันจ่าย สิ้นเดือนสรุปยอด