เรื่องบัญชี (Accounting) Archive

ใกล้ถึงรอบบัญชีใหม่แล้ว  เรามาเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับลักษณะธุรกิจ ที่จะต้องจัดเก็บและผู้ทำบัญชี/ผู้สอบบัญขีจะเรียกดูกันเถอะ หนังสือรับรองจดทะเบียนบริษัท ภพ.01 ภพ.09 ภพ.20 บอจ.5 (กรณีเป็นบริษัท) ทะเบียนทรัพย์สิน งบการเงินของปีก่อน สัญญาต่าง ๆ  เช่น สัญญาจ้างเหมางาน , สัญญาเช่าซื้อ  เป็นต้น ภงด.50 / ภงด.51 แฟ้มงานที่ต้องจัดทำ แฟ้มงานภาษี –  ภงด.1   พร้อมแนบแบบรายงาน   (แบบยื่นรายการภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามมาตรา 52 และ มาตรา 59 กรณีหักภาษีตามมาตรา 50(1)  สำหรับเงินได้พึงประเมินตามมาตรา 40(1)(2) แห่งประมวลรัษฏากร –  ภงด.3    พร้อมแนบแบบรายงาน

                เห็นส่งข้อความเข้ามาหลายๆ คนทำกิจการเล็กๆ ทำเอง  ขายเอง  ทำบัญชีเอง (รวบรวมเอกสารส่งให้สำนักงานบัญชี)  ยังไม่รู้ว่าจะต้องทำอะไรก่อนหลัง   สำหรับทุกคำถาม  ขอสรุปให้ในบทความนี้เลยนะคะ ต้องทำความเข้าใจก่อนนะคะว่า ถ้าเจ้าของกิจการไม่ได้จบปริญญาตรีบัญชี และไม่ได้ขึ้นทะเบียนเป็นผู้ทำบัญชี ก็ไม่สามารถเซ็นผู้ทำบัญชีได้นะคะสรุปกรณีถ้าเปิดบริษัท  แต่หากคิดจะทำบัญชีเอง โดยไม่อยากจ้างพนักงานบัญชี ลองพิจารณาว่า การเริ่มต้นธุรกิจหลายคนมี ความเชี่ยวชาญในธุรกิจนั้น  แต่บางคนยังขาดความรู้เรื่องการจัดทำบัญชี ที่อาจทำให้เกิดปัญหาหลายอย่างตามมา   เพราะหากเจ้าของกิจการไม่มีความรู้เรื่องบัญชีและคิดทำบัญชีเองอาจปวดหัวภาย หลังเพราะจะเจอแต่กับการที่มีแต่รายได้  แต่หาค่าใช้จ่ายมาลงบัญชีให้ถูกต้องตามประมวลรัษฏากร หรืออาจมีค่าใช้จ่ายนั้นก็ถือเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้ามอีกเป็นเหตุให้เสียภาษี สูงอีก  เพราะสาเหตุนี้จึงเป็นข้อสรุปว่าทำไมควรจ้างสำนักงานบัญชีเป็นผู้ทำบัญชีและ ผู้สอบบัญชีให้  ถ้าเจ้าของกิจการ จบปริญญาตรีทางบัญชี ก็ไปขึ้นทะเบียนกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เพื่อเป็นผู้เซ็นผู้ทำบัญชีเอง ถ้าไม่ได้จบปริญญาตรีทางบัญชี ก็รับพนักงานที่จบปริญญาตรีทางบัญชี เป็นผู้ทำบัญชีของกิจการ  การเลือกผู้ทำบัญชีที่ดีและมีประสบการณ์จะสามารถช่วยเจ้าของกิจการในการวางระบบบัญชีที่เหมาะสม การวางแผนภาษีอย่างถูกต้องตามกฎหมาย  รวมถึงการบันทึกบัญชี  การรายงานผลทางการเงิน  เป็นต้น เจ้าของกิจการไม่ได้เรียนทางด้านบัญชีมา

 มาจัดทำบัญชีแบบง่ายๆ กันเถอะ                   หลายคนในห้องนี้อาจจะพึ่งเริ่มทำธุรกิจส่วนตัว   มีคำแนะนำจากกรูรูผู้มีประสบการณ์ ท่านบอกว่าถ้าจะทำกิจการให้ประสบความสำเร็จ  ควรแยกกระเป๋า หมายถึง ควรแยกบัญชีส่วนตัว กับ บัญชีที่ทำธุรกิจ  วางระบบให้ตัวเองแต่เนิ่นๆ  จะได้ไม่ปวดหัวเมื่อเวลาผ่านไปแล้ว   และถ้าจำเป็นต้องเอาทุนส่วนตัวมาลง  ก็ให้บันทึกว่ายืมเงินเจ้าของกิจการ   เมื่อมีกำไร  ก็ให้รีบคืนโดยเร็ว จะช่วยให้มีวินัยทางการเงิน  และให้นำเงินรายได้จากการขายโอนเข้าบัญชีทุกวัน  และถอนเท่าที่จะนำมาลงทุน  บัญชีธนาคารของกิจการควรฝากเข้าบัญชีธนาคารเดียว  จะทำให้ควบคุมเงินสดรับที่จะนำไปลงทุนได้ง่าย  บันทึกทุกอย่างในกิจกรรมในแบบฟอร์มcash flow (บันทึกรายรับรายจ่าย)  มีให้ดาวน์โหลดด้านล่างนี้ค่ะ  การเก็บข้อมูลทางตัวเลขสามารถนำไปใช้ประโยชน์เพื่อให้สามารถวัดผลได้  มีตัววัดบางตัวที่อาจเก็บข้อมูลได้ยาก  เพราะไม่อยู่ในระบบบัญชีปกติ นั่นก็คือ ความพึงพอใจของลูกค้า  ต้องหมั่นสังเกต  พูดคุย  และเก็บข้อมูล เพื่อนำไปปรับปรุง                 เมื่อเราซื้อสินค้า / บริการ  มาเพื่อขาย

 เอกสารทางระบบบัญชีสำหรับงานก่อสร้าง           เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนขึ้น  มาทบทวนเอกสารทางบัญชีในงานก่อสร้าง  ว่าจะต้องจัดทำและจัดเก็บเอกสารอะไรบ้าง  ดังนี้ค่ะ  สมุดบัญชี  เป็นสมุดที่ใช้บันทึกรายการที่มีการรับ-จ่ายเงิน สมุดรายวันจ่าย สมุดรายวันเงินสดจ่าย สมุดรายวันซื้อ สมุดรายวันขาย สมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันแยกประเภท -ฝ่ายบุคคล  รายงานเงินเดือนประจำเดือน -บัญชีเจ้าหนี้  -บัญชีลูกหนี้ -บัญชีต้นทุน  สมุดทะเบียน ใช้บันทึกรายการต่างๆ ที่ต้องมีการควบคุมการทำงานในระบบบัญชี ทะเบียนเช็คจ่าย ทะเบียนคุมลูกหนี้ ทะเบียนคุมเจ้าหนี้ ทะเบียนคุมสัญญาก่อสร้าง ทะเบียนคุมวัสดุ ทะเบียนคุมทรัพย์สิน  เอกสารทางระบบการเงิน ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน ใบสำคัญจ่าย ใบบันทึกเงินสดย่อย ใบขอเบิกเงินสดย่อย   ใบสรุปขอเบิกชดเชยเงินสดย่อย ใบเบิกเงินทดรองจ่าย ใบเคลียร์เงินทดรองจ่าย หนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย

         จากบทความที่แล้วได้พูดถึงการจัดซื้อจัดจ้างและบริหารพัสดุ และขั้นตอนการเบิกจ่ายพัสดุ บทความนี้จะมาถึงขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการจัดการงานก่อสร้างนั่นก็คือส่งมอบงานวางบิล เก็บเงิน ปิดจ๊อบงาน การตรวจสอบงานและส่งมอบงาน               การตรวจสอบงานและส่งมอบงาน   เป็นกระบวนการสุดท้าย ที่บริษัทฯ จะส่งมอบงานแก่ลูกค้าภายหลังที่ได้ทำงานตามสัญญาจ้างเสร็จ กระบวนการจะประกอบไปด้วยการเตรียมการทดสอบระบบ ตรวจสอบข้อบกพร่องของงาน  การแก้ไขข้อบกพร่อง และการส่งมอบงานขั้นสุดท้าย ลำดับ   ขั้นตอนการทำงาน แบบฟอร์มเอกสารที่ใช้ ผู้ปฏิบัติ 1 เมื่องานก่อสร้างในสนามแล้วเสร็จ ให้ผู้จัดการสนามแจ้งไปยังวิศวกรโครงการเพื่อเตรียมการทดสอบระบบ   – แบบฟอร์ม -ใบแจ้งทดสอบระบบ   ผู้จัดการสนาม 2 ทำการทดสอบระบบ ตามกรรมวิธีที่ระบุไว้ในข้อกำหนดงาน พร้อมทำการแก้ไขหากพบจุดบกพร่อง   แบบฟอร์ม ใบรายงานผลการทดสอบระบบ ต้นฉบับ – ผู้ว่าจ้าง สำเนา