การกำหนดหน้าที่และขั้นตอนทำงานสำหรับธุรกิจก่อสร้าง การประมาณการและเสนอราคา งานก่อสร้าง
เพื่อไม่ให้ซ้ำซ้อนในการปฏิบัติงาน จึงควรกำหนดหน้าที่และวิธีการปฏิบัติของพนักงาน ในแต่ละฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ในแต่ละส่วนงาน จะได้บรรยายไว้ในแต่ละขั้นตอนของการทำงาน โดยจะกำหนดตัวบุคคลที่มีหน้าที่ในการปฏิบัติ และจะต้องได้รับการอนุมัติจากฝ่ายใด และควรกำหนดแบบฟอร์มต่างๆ ที่ต้องใช้ในการบันทึกเพื่อเป็นหลักฐานในการติดตามงาน และเพื่อให้พนักงานทุกคน ทราบถึงหน้าที่ และความรับผิดชอบของตนเอง
ขั้นตอนการประมาณการและเสนอราคา
ขั้นตอนจะเริ่มจากกระบวนการติดต่อลูกค้า รับเอกสาร ประมาณราคา วางแผนงานก่อสร้าง จัดทำ
บัญชีวัสดุและเสนอราคาแก่ลูกค้า
|
ลำดับ |
ขั้นตอนการทำงาน |
แบบฟอร์มเอกสารที่ใช้ |
ผู้ปฏิบัติ |
1 |
พนักงานขายติดต่อพบลูกค้า เพื่อรับรายละเอียดต่างๆ ได้แก่ แบบก่อสร้าง ข้อกำหนด กำหนดระยะเวลาก่อสร้างและเงื่อนไขอื่นๆ ตามที่ลูกค้ากำหนด |
– |
พนักงานขาย |
2 |
กรอกรายละเอียดข้อมูลโครงการเบื้องต้น |
รายละเอียดโครงการ |
พนักงานขาย |
3 |
พนักงานขายนำส่งเอกสารทั้งหมด พร้อมแบบฟอร์มรายละเอียดโครงการ แก่ฝ่ายวิศวกรรม เพื่อทำการประมาณราคา |
– |
พนักงานขาย |
4 |
ฝ่ายวิศวกรรมตรวจเอกสาร และลงทะเบียน |
– |
ประมาณราคาและแผนงาน |
5 |
ฝ่ายวิศวกรรม จะทำการถอดแบบ เพื่อประมาณราคาต้นทุนก่อสร้าง พร้อมทั้งจัดทำบัญชีวัสดุและอุปกรณ์ |
ใบประมาณราคา |
ประมาณราคาและแผนงาน |
6 |
สรุปราคาค่าก่อสร้าง และค่าใช้จ่ายต่างๆ เพื่อขอนุมัติเสนอราคา |
แบบฟอร์มใบสรุปราคาค่าก่อสร้าง |
ประมาณราคาและแผนงาน |
7 |
จัดทำใบเสนอราคาและกำหนดเงื่อนไขประกอบการเสนอราคา เสนอแด่ลูกค้า |
แบบฟอร์มใบเสนอราคา |
-พนักงานขาย-ประมาณราคาและแผนงาน |
8 |
ขั้นตอนการต่อรองราคา และเงื่อนไขการจ้างเหมากับลูกค้า |
– |
-พนักงานขาย-ผู้จัดการ
|
9 |
กรณีที่ 1ไม่สามารถตกลงราคากันได้ ยกเลิกงานเสนอราคากรณีที่ 2ลูกค้ารับราคาและเงื่อนไข ฝ่ายขายสรุปรายละเอียดราคาสุดท้ายและเงื่อนไข |
แบบฟอร์มใบสรุปราคา |
พนักงานขาย
พนักงานขาย |
ขั้นตอนการงานก่อสร้าง
ขั้นตอนจะเริ่มจากกระบวนการรับราคาของลูกค้า ตรวจแบบเอกสาร กำหนดงบประมาณ จัดทำแผนงานก่อสร้าง ตรวจสอบบัญชีวัสดุ และดำเนินการก่อสร้าง จนถึงขั้นตอนส่งมอบงานก่อสร้าง
|
ลำดับ |
ขั้นตอนการทำงาน |
แบบฟอร์มเอกสารที่ใช้ |
ผู้ปฏิบัติ |
1 |
ฝ่ายวิศวกรรม สรุปใบประมาณราคา บัญชีวัสดุ และใบสรุปราคาที่ได้รับจากฝ่ายขาย โดยจัดทำเป็นใบงบประมาณ เพื่อส่งให้แก่ฝ่ายก่อสร้าง |
แบบฟอร์มใบงบประมาณ |
เจ้าหน้าที่งบประมาณและควบคุมต้นทุน |
2 |
ฝ่ายวิศวกรรม จัดเตรียมเอกสารดังต่อไปนี้ ให้แก่ฝ่ายก่อสร้าง เพื่อทำงาน§ ใบงบประมาณ§ บัญชีวัสดุ§ แบบก่อสร้าง§ ข้อกำหนดก่อสร้าง (Specification)§ เอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง |
ตามที่ระบุไว้ |
เจ้าหน้าที่งบประมาณและควบคุมต้นทุน |
3 |
ฝ่ายก่อสร้างกำหนดวิศวกรโครงการและผู้จัดการสนามที่จะเป็นผู้รับผิดชอบในโครงการนั้นๆ |
– |
ผู้จัดการ |
4 |
วิศวกรโครงการ จัดทำแผนงานก่อสร้าง และกำหนดวิธีการปฏิบัติงาน โดยอาจต้องเรียกทีมงานร่วมประชุมเพื่อ§ ชี้แจงรายละเอียดโครงการและงานที่ต้องทำ§ ชี้แจงแผนการทำงาน§ วางแผนการเริ่มงาน§ แผนแรงงาน และเครื่องจักร |
แบบฟอร์มรายการตรวจสอบก่อนเริ่มงาน |
วิศวกรโครงการ |
5 |
วิศวกรโครงการ ต้องไปพบผู้ควบคุมงานของลูกค้าเพื่อแนะนำตัว พร้อมนำเสนอ และหารือในเรื่องต่างๆ อย่างน้อยดังนี้§ แผนการทำงาน§ การประสานแผนการทำงานของบริษัทฯ กับแผนงานของผู้ว่าจ้าง§ ขอทราบว่า ใครเป็นตัวแทนผู้รับผิดชอบที่มีอำนาจของผู้ว่าจ้าง§ ขั้นตอนและเอกสารที่ใช้ในการเบิกจ่ายค่างาน§ กรรมวิธีและขั้นตอนปฏิบัติสำหรับกรณีงานลด-เพิ่ม |
บันทึกรายงานการประชุม |
วิศวกรโครงการ |
6 |
ในระหว่างดำเนินการก่อสร้าง ผู้จัดการสนามและกองงานหรือโฟร์แมนที่รับผิดชอบ จะต้องควบคุมดูแลงานก่อสร้างให้เป็นไปตามแผนงาน ได้คุณภาพและเสร็จในเวลาที่กำหนด โดยกองงานหรือโฟร์แมนจะอยู่ภายใต้การดูแลของวิศวกรโครงการนั้นๆ |
|
-ผู้จัดการสนาม-ผู้ควบคุมงาน-กองงาน |
7
|
รายงานผลการปฏิบัติงาน โดยจะแบ่งเป็นรายงานประจำสัปดาห์1. ต้องรายงานจำนวนงานที่ทำเสร็จ และงานที่คงเหลือยังไม่ได้ทำ2. ต้องรายงานอัตรากำลังที่ใช้ในสัปดาห์นั้นๆ3. สรุปปัญหา อุปสรรคและวิธีการแก้ไขรายงานประจำเดือน1. ต้องรายงาน % ความก้าวหน้า ของงานที่ทำได้ในเดือนนั้นๆ โดยเปรียบเทียบกับแผนงานและระยะเวลาโครงการ2. สรุปเปรียบเทียบรายงานค่าใช้จ่าย กับงานที่ทำได้และงบประมาณ3. สรุปงานที่ทำได้ และปรับแผนงานที่จะต้องทำในเดือนต่อไป กรณีที่มีปัญหาอุปสรรค ให้นำเสนอหารือเพื่อหาแนวหาปรับปรุงแก้ไขโดยเร็ว |
แบบฟอร์มรายงานประจำสัปดาห์
แบบฟอร์มรายงานประจำเดือน |
ผู้จัดการสนาม
-วิศวกรโครงการ–ฝ่ายก่อสร้าง |
8 |
ฝ่ายก่อสร้างสรุปรายงานประจำเดือนที่ได้รับจากวิศวกรโครงการ แต่ละโครงการเพื่อนำมาสรุปรายงานเพื่อนำเสนอแด่ฝ่ายบริหารต่อไป |
– |
ฝ่ายก่อสร้าง |
9 |
ฝ่ายก่อสร้าง จะต้องให้ความสำคัญกับโครงการที่มีแนวโน้มที่จะมีผลปฏิบัติงาน ไม่เป็นไปตามเป้าหมาย โดยอาจจะต้องเข้าไปร่วมดูแลแก้ไขกับโครงการโดยตรง |
– |
ฝ่ายก่อสร้าง |
โปรดติดตามตอนต่อไป
1.การจัดซื้อ จัดจ้างและบริหารพัสดุ
2.ขั้นตอนการเบิกจ่ายพัสดุ
4.การบริหารและควบคุมเครื่องจักรกล
5.การตรวจสอบงานและส่งมอบงาน
About Author
Nittha Pantuseema (Admin)
Nittha Pantuseema เป็นผู้เชี่ยวชาญ และมีประสบการณ์ด้านการเงินและบัญชีมากกว่า 10 ปี