1

ฝ่ายวิศวกรรม สรุปบัญชีวัสดุที่ต้องใช้เพื่อส่งให้แก่เจ้าหน้าที่คลังพัสดุทราบ

บัญชีวัสดุ

งบประมาณและ

ควบคุมต้นทุน

2

เจ้าหน้าที่คลังพัสดุ ตรวจสอบรายการโดยเปรียบเทียบกับรายการวัสดุคงเหลือในคลัง หากไม่มี หรือมีไม่ครบจำนวนให้ทำการจัดซื้อโดยแจ้งให้แผนกจัดซื้อและจัดจ้างดำเนินการ

–

พัสดุ

3

เจ้าหน้าที่คลังพัสดุ จะต้องประเมินด้วยว่าโครงการ จะต้องใช้วัสดุเมื่อใด และจะต้องจัดหาเมื่อใด การจัดซื้อที่เร็วเกินไป ซึ่งจะทำให้เกิดค่าใช้จ่ายล่วงหน้า

–

พัสดุ

4

แจ้งชนิด ประเภท ข้อกำหนด จำนวนและวันเวลาที่ต้องการใช้ให้แก่แผนกจัดซื้อและจัดจ้างดำเนินการ รวมถึงสถานที่ในการจัดส่ง โดยจะต้องระบุรหัสโครงการที่ใช้ (Job No.) ไว้ด้วย

แบบฟอร์มพัสดุ

ใบขอสั่งซื้อ

พัสดุ

5

แผนกจัดซื้อและจัดจ้างดำเนินการจัดซื้อวัสดุตามชนิด ประเภท และข้อกำหนด ในจำนวนที่แจ้งไว้ในแบบฟอร์มพัสดุ (ใบขอสั่งซื้อ) โดยให้จัดส่งตามวัน เวลาและสถานที่ที่กำหนด

แบบฟอร์มพัสดุ

ใบสั่งซื้อ

ต้นฉบับ – ผู้ขาย

สำเนา – บัญชีและการเงิน

สำเนา – คลังพัสดุ

จัดซื้อและจัดจ้าง

1

กรณีที่ 1 – จัดส่งที่คลังพัสดุกลาง

เจ้าหน้าที่คลังพัสดุ ตรวจสอบวัสดุที่ส่งว่าตรงตามรายการที่กำหนดไว้ในใบกำกับสินค้า และตรงกับรายการในใบสั่งซื้อ หากมีรายการไม่ถูกต้องให้ทักท้วงและแก้ไขทันที หากสินค้ามีตำหนิหรือไม่มีคุณภาพให้แจ้งผู้ขายและไม่ตรวจรับ

กรณีที่ 2 – จัดส่งโดยตรงที่โครงการ

ให้เจ้าหน้าที่คลังพัสดุ แจ้งไปยังโครงการฯ ทราบโดยจะต้องให้ผู้จัดการสนามเป็นตัวแทนในการตรวจสอบ และลงนามรับสินค้าแทนและให้นำส่งสำเนาใบกำกับสินค้ากลับมายัง เจ้าหน้าที่คลังพัสดุ เพื่อดำเนินการต่อไป

ใบกำกับสินค้า

ใบกำกับสินค้า

พัสดุ

 พัสดุ

2

เจ้าหน้าที่คลังพัสดุ ลงบันทึกแบบฟอร์มพัสดุ

รายการวัสดุคงเหลือ ในช่องวัสดุรับเข้า

-แบบฟอร์มพัสดุ

-รายการวัสดุคงเหลือ

พัสดุ

3

เจ้าหน้าที่คลังพัสดุ ลงนามรับรองการตรวจรับในใบกำกับสินค้า พร้อมนำส่งให้แก่บัญชีและการเงินเพื่อเตรียมจ่ายเงิน

ตีตราประทับ “ได้รับสินค้า” ในใบสั่งซื้อ เมื่อได้รับสินค้าครบตามรายการ

ในกรณีที่ผู้ขายทยอยส่งสินค้า ให้จนท คลังพัสดุ ทำใบบันทึกรายงานการรับวัสดุ

ปะหน้า ใบสั่งซื้อ ไว้จนกว่าจะได้รับสินค้าครบตามใบสั่งซื้อ

-ใบกำกับสินค้า

-สำเนาใบสั่งซื้อ

-แบบฟอร์มพัสดุ

-รายงานการรับวัสดุ

พัสดุ

 พัสุด

4

บริหารจัดการคลังพัสดุ โดย

• กองเก็บให้เป็นระเบียบ แยกประเภทชัดเจน

• จัดเก็บวัสดุเสียหายง่าย อายุสั้นในสถานที่ที่เหมาะสมและใช้วิธี “รับก่อน จ่ายออกก่อน” เช่นปูนซีเมนต์

• ไม่อนุญาตให้บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องเข้ามาในคลังพัสดุโดยไม่ได้รับอนุญาต

• การคืนวัสดุที่เหลือใช้จากโครงการฯ จะต้องลงบันทึกให้ชัดเจน

–

พัสดุ

1

กองงาน

2

3

4