ระบบเงินสดย่อย (Petty Cash) : ตอนที่ 7

ระบบเงินสดย่อย (Petty Cash)

                เงินสดย่อย หมายถึง เงินสดจำนวนหนึ่งที่กิจการเบิกธนาคารมาเก็บไว้กับแคชเชียร์ (หรือผู้รักษาเงินสดย่อย)  เพื่อกิจการจะได้มีไว้ใช้จ่าย  สำหรับรายการที่มีจำนวนไม่สูงมากนัก 

                ระบบควบคุมภายในที่ดี  กิจการไม่ค่อยนำเงินสดมาใช้จ่าย  แต่การจ่ายเงินผ่านบัญชีเงินฝากธนาคารโดยการเขียนเช็คสั่งจ่ายในนามผู้รับ  และขีดคร่อมเช็คฉบับนั้น  และโอนเข้าบัญชีธนาคารของผู้ถือเงินสดย่อยไว้ในมือจำนวนมากๆ เหตุผลเพราะ

                1.  กิจการไม่ต้องกังวลว่าจะต้องเก็บเงินสดไว้ในมือจำนวนมากๆ

                2.  การควบคุมเงินสดเป็นไปได้ง่ายขึ้น

                3.  กิจการจัดเก็บเอกสารและการบันทึกบัญชีจะมีระบบมากขึ้น 

                4.  สามารถตรวจสอบได้  และใช้เป็นหลักฐานได้

 

                โดยทั่วไปการใช้ระบบเงินสดย่อยและกำหนดไว้แน่นอน  ระบบนี้จะกำหนดจำนวนเงินสดไว้จำนวนหนึ่ง  เมื่อใช้เงินไปเท่าใด  ก็จะมีการเบิกเงินมาเพิ่มเติมตามจำนวนที่จ่ายไปนั้น  เพื่อให้มีจำนวนเงินสดย่อยเท่ากับวงเงินที่กำหนดไว้  ดังนั้นการตรวจสอบเงินสดย่อยที่ใช้ระบบนี้ทำได้อย่างรวดเร็ว  โดยการรวมจำนวนเงินที่จ่ายไป  และยังไม่ได้เบิกเงินมาชดเชย  ซึ่งสามารถทราบได้จากใบเบิกเงินสดย่อยที่มีอยู่  และเอกสารประกอบการเบิก (ใบเสร็จรับเงิน,ใบกำกับภาษี,บิลเงินสด,บัตรประชาชนผู้ขาย(กรณีไม่มีบิล) กับเงินสดที่เหลืออยู่ในมือจะต้องเท่ากับยอดหรือวงเงินสดย่อยนั้น  หากไม่เท่ากันก็แสดงว่าอาจมีข้อผิดพลาด

           

การจัดระบบเงินสดย่อย มีขั้นตอนดังนี้

1. กำหนดตัวบุคคลที่มีหน้าที่รักษาเงินสดย่อย (ผู้ถือเงินสดย่อย)  และกำหนดวงเงินสดย่อยที่มีจำนวนเหมาะสมไว้อย่างแน่นอน

2. การเบิกเงินสดย่อยทุกครั้ง  ผู้เบิกเงินจะต้องมีใบขออนุมัติเบิกเงิน (ใบขอเบิกเงินสดย่อย)

3. ทุกครั้งที่จ่ายเงินสดย่อยต้องประทับตรา “จ่ายแล้ว”  ในใบเบิกเงินสดย่อยและเอกสารประกอบทุกฉบับเพื่อป้องกันการนำเอกสารเหล่านั้นกลับมาขอเบิกอีก  และให้ผู้เบิกเงินเซ็นชื่อไว้ในใบเบิกเงินสดย่อยด้วย

4. ต้องเก็บเงินสดย่อยแยกจากเงินอื่น  โดยเฉพาะเงินสดส่วนตัวของผู้รักษาเงินสดย่อยและต้องกำหนดวิธีปฏิบัติให้ทราบทั่วกัน

5. ทุกครั้งที่มีการเบิกเงินชดเชย  ต้องจัดทำใบสรุปการจ่ายเงินสดย่อยโดยแนบใบเบิกเงินสดย่อยและเอกสารประกอบอย่างครบถ้วนและถูกต้อง

6. ต้องจัดให้มีการติดตามทวงถาม  “เงินทดรองจ่าย” ว่าเมื่อเสร็จภารกิจที่ได้รับมอบหมายแล้ว ผู้เบิกเงินทดรองจ่ายได้นำใบเสร็จหรือเอกสารการจ่ายเงินมาคืนหรือไม่  และเงินที่จ่ายออกไปถูกต้องตรงกับวัตถุประสงค์ที่มอบหมายไปเพียงใด

7. ตรวจสอบและยืนยันยอดการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายที่เกิดจากเงินสดย่อยอย่างสม่ำเสมอ

ตัวอย่างใบขอเบิกเงินสดย่อย

ตัวอย่างใบสรุปการเบิกชดเชยเงินสดย่อย

 

ตัวอย่างใบสำคัญจ่าย

 

เอกสารประกอบเมื่อขออนุมัติทำเช็คจ่าย

 1. ใบสำคัญจ่าย

2. ใบเบิกเงินสดย่อย

3. ใบสรุปเบิกเงินสดย่อย

4. เอกสารประกอบ เช่น ใบเสร็จรับเงิน สำเนาใบกำกับภาษี  บิลเงินสด บัตรประชาชน เป็นต้น

5. นำเอกสาร ข้อ 1-4  ไปบันทึกบัญชี  ทำเช็ค  ลงนามอนุมัติ  จ่ายเช็ค แล้วเก็บเข้าแฟ้ม

วิธีการบันทึกบัญชี

  สอบถามเพิ่มเติม หรือขอแบบฟอร์มอื่นๆ  Comments มาได้นะคะ

  ดาวโหลดแบบฟอร์ม (update 21/2/15)

แบบฟอร์มเบิกเงินสดย่อย (ใช้ตอนตั้งวงเงินและตอนเบิกเงินสดย่อย) 
แบบฟอร์มสรุปเงินสดย่อย (ใช้ตอนเคลียร์ค่าใช้จ่าย)