เอกสารบัญชี ที่ต้องจัดเก็บ Archive

การบัญชีคือการเก็บรวบรวมข้อมูลทางการเงินที่เกิดขึ้นโดยละเอียด  เมื่อมีรายการค้าเกิดขึ้นเราต้องนำมาบันทึกบัญชี หรือลงบัญชี หรือ การบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน ซึ่งในความเป็นจริงกิจการไม่สามารถลงรายวันได้ทุกวันก็อาจจะสัปดาห์ละ 1 ครั้งก็ได้ โดยเก็บรวบรวมใบเสร็จรับเงิน  ใบกำกับภาษี  นำมาจัดเรียงลำดับก่อนหลังตามวันที่เกิดรายการ คัดแยกรายการ  วิเคราะห์ก่อนว่าจะสามารถนำมาบันทึกบัญชีได้หรือไม่  สิ่งที่จะตอบว่าได้หรือไม่ได้ก็คือ รายการที่จ่ายเงินไปนั้นก่อให้เกิดประโยชน์กิจการแล้ว และเกี่ยวข้องกับกิจการหรือไม่  จากนั้นนำไปบันทึกในสมุดบัญชีของกิจการที่เรียกว่า “สมุดรายวัน”             รู้จักสมุดรายวัน สมุดรายวันมีด้วยกัน 5 ชนิด ( 5 หมวด)  แต่ละเล่มมีไว้เพื่อใช้ในวัตถุประสงค์ที่ต่างกัน  เหตุผลก็เพราะว่า รายการบัญชีที่เกิดขึ้นในวันหนึ่งๆ แม้จะมีรายการมากมายแต่รายการเหล่านั้นมักจะมีการบันทึกลักษณะเดียวกัน  เราก็นำรายการที่บันทึกบัญชีเหมือนกัน  มาจัดหมวดหมู่ไว้ด้วยกัน  ดังนี้ สมุดรายวันซื้อ     (AP)